Nigel Oseland je specialist za strategije sodobnih delovnih prostorov. V svoji dolgoletni karieri je svetoval firmam kot so BP, Shell, Barclays, Deutsche Bank, GSK, Morgan Stanley, IBM in Visa International. Njegovo podjetje Workplace Unlimited ima sedež v Londonu, s podjetjem Kragelj pa sodeluje na workplace projektih v srednji Evropi.
Nigel je ustanovni partner konference Workplace Trends, ki v Londonu poteka že od leta 2002. Zaradi velikega zanimanja je bil leta 2018 dogodek prvič organiziran v Kopenhagnu in New Yorku. Nigel bo 26. septembra predaval v Ljubljani na konferenci Workplace Design 2019.
Z Nigelom smo govorili o novih workplace trendih, o mobilnem delu, o povezavah med dizajnom delovnih prostorov in storilnostjo zaposlenih in o tem, kako z dobro zasnovanim delovnim okoljem pritegniti najboljše mlade talente.
Ljudje imajo različne poglede na to, kaj so učinkoviti delovni prostori. Kateri so ključni elementi delovnega okolja, ki prinaša dobre poslovne rezultate?
Bistveno je, da ustvarimo delovno okolje, ki omogoča zaposlenim, da delajo po svojih najboljših sposobnostih, hkrati pa jim zagotavlja dobro počutje. Vodilni si praviloma želijo trajnostnih in stroškovno učinkovitih objektov, kar je dobro, vendar ne smejo pozabiti, da morajo biti delovni prostori tudi funkcionalni in natančno prilagojeni potrebam in poslovni kulturi podjetja.
Po mojem prepričanju je ‘nizkocenovni’ pristop k oblikovanju prostorov, v katerih ljudje ne morejo dobro delati, primer zgrešene ekonomičnosti. Zaposleni ne bodo z veseljem prihajali na delo in ne bodo kaj prida naredili, vam pa bodo ostajali predvsem stroški. Če pa boste, po drugi strani, ustvarili dobro delovno okolje, ne samo da bodo mladi talenti prišli, prišli bodo najboljši in najsposobnejši.
Delovni prostori so resnično učinkoviti takrat, ko so dobro izkoriščeni in ko dobro podpirajo potrebe zaposlenih in poslovne procese podjetja.
Nekaterim podjetjem se mudi in želijo na hitro zaključiti projekt. Drugi naredijo natečaj, da bi primerjali vizualne rešitve, čeprav gre pri takih projektih za mnogo več, kot za to, kako bo prostor izgledal. Katere so ključne faze workplace dizajn projekta?
Najprej se moramo zavedati, da se projekt ne začne z dizajnom, niti z osnutkom dizajna. Začne se z razumevanjem organizacije in njenih potreb danes in v prihodnje. Pomembno je, da se poglobimo v poslovno strategijo in vizijo organizacije, ker samo tako lahko razumemo, kako uporabiti razpoložljiv prostor, da bi realizirali poslovno vizijo.
Vedno začnemo z dolgoročno strategijo. Katera lokacija bo najbolj primerna? V mestu ali izven njega? Ali naj bo to samostojna stavba ali kompleks večih objektov? Je bolje najeti prostore ali kupiti poslovno nepremičnino?
Če si ne vzamemo časa, da bi razumeli poslovno strategijo in vizijo podjetja, se lahko zgodi, da bo kasneje potrebno dizajn prostorov ali objekta spreminjati, kar je seveda drago. Vzemite si potreben časa za ti dve fazi in boste na dobri poti, da uspešno nadaljujete s projektom.
Fizična transformacija delovnega prostora je ljudem najbolj očitna in najlažje razumljiva, a je le ena od sprememb v takem projektu. Spremembe so praviloma tudi organizacijske in kadrovske, spreminja se tudi poslovna kultura podjetja. Veliko je dogajanja, zato je eden prvih korakov, da pomagamo pripraviti organizacijo in zaposlene na te spremembe.
Ste strokovnjak za izvedbo raziskav, ki razkrivajo povezave med obnašanjem zaposlenih in njihovo delovno storilnostjo. Kako merimo uspeh workplace dizajn projektov?
Uspešnost workplace projektov lahko merimo, vendar to ni enostavno. Težava je v tem, da pogosto uporabljamo poenostavljene metrike, da bi pojasnili kompleksne stvari. Vsako podjetje ima svoje posebne indikatorje uspešnosti in produktivnosti. Da bi lahko ocenili vpliv dizajna na poslovne rezultate podjetja, moramo najprej poznati te indikatorje.
Pri svojih projektih uporabljam metodo samoocenjevanja storilnosti zaposlenih in jo priporočam. Res je, da to je subjektivna metoda in res je tudi, da ljudje včasih pretiravajo pri ocenah svoje produktivnosti in uspešnosti. Vendar, če te ljudi povabite k oceni storilnosti pred in po projektu, lahko ugotavljate odstotkovno razliko med obema meritvama, potem pa te rezultate podkrepite z drugimi internimi metrikami.
Ni izziv izmeriti učinkovitost zaposlenih. Izziv je, kako izmeriti vpliv dizajna na učinkovitost zaposlenih, neodvisno od ostalih možnih dejavnikov, ki lahko vplivajo na njihovo storilnost.
Kakšna je pri tem vloga raziskave med zaposlenimi po vselitvi (ang. Post Occupancy Evaluation ali POE)?
Običajno izvedemo POE raziskavo kakšnih šest do devet mesecev po zaključenem projektu. Odpravimo se v stavbo in ocenimo, ali prostor podpira potrebe podjetja in zaposlenih. Delno je to vpogled v delo arhitektov in oblikovalcev, predvsem pa gre za pridobivanje povratnih informacij od zaposlenih.
POE je zadnja faza v workplace dizajn projektu. Kot smo že omenili, se projekt začne z razumevanjem podjetja in njegove vizije. Potem sledi dizajn brief, finalni arhitekturni dizajn, finalni dizajn interierja, gradnja oziroma prenova in šele, ko so prostori kakšno leto v uporabi, se lahko vprašamo: “Smo bili uspešni?”.
Odzive zaposlenih v POE raziskavi uporabimo za majhne, a pomembne popravke ter izboljšave v prostoru. Te informacije so dragocene. Žal so tudi podjetja, ki ne izvajajo ocenjevanj po zaključenih workplace projektih. To je oblikovanje in odločanje na slepo, podjetja se ne učijo iz svojih napak, zato so jih primorana ponavljati. Močno priporočam, da se tej napaki izognete, ker je lahko zelo draga.
Pomembno je tudi, da rezultate raziskav prikazujemo natančno in pošteno. V promocijah in na konferencah namreč pogosto vidimo samo pozitivne statistike. Upoštevati moramo tudi vse tisto, kar ni bilo dobro ocenjeno pri zaposlenih, to pa zahteva pogum tako pri naročniku kot pri izvajalcu projekta.
Na zadnji Workplace Trends konferenci je Tony Grimes iz banke Investec predstavil rezultate POE po prenovi prostorov banke in nam zaupal, kaj je delovalo in kaj ne. Njegov nastop je bil zelo dobro sprejet, saj so ljudje cenili njegovo iskrenost.
Živimo in delamo v dveh svetovih – analognem in digitalnem. Kako lahko dober workplace dizajn združi ta dva svetova?
Prvi korak je zavedanje tega, da živimo v dveh svetovih, virtualnem in fizičnem. Pisarne namreč še vedno oblikujemo tako, kot da delamo le v tradicionalnem fizičnem prostoru, čeprav lahko delamo tudi od doma, v kavarni ali na drugih javnih površinah, v co-working prostorih ali preko virtualnih aplikacij.
Bistveno vprašanje je, kako oblikovati gladko, neopazno prehajanje iz ene v drugo realnost. Ko pridemo na sestanek in se moramo videti z ekipo v ZDA, običajno prvih 20 minut porabimo za vse nastavitve in povezovanje na internet.
Kje je stikalo? Kako deluje ta naprava? Ali nas vidijo in slišijo? Ali jih lahko mi vidimo in slišimo?
To moramo spremeniti in dizajnirati stvari tako, da se vse samodejno začne v trenutku, ko stopimo v prostor. Vse mora potekati brezhibno, sicer bosta vedno obstajala dva svetova in ne en enoten svet.
Prej ali slej bodo podjetja šla skozi neko obliko digitalne transformacije. Ko se delo premika na splet in smo vedno bolj mobilni, zakaj je še vedno pomembno investirali v fizične delovne prostore?
Opravil sem veliko raziskav o sodelovanju zaposlenih in teamov v virtualnih okoljih. Na podlagi teh ugotovitev in praktičnih izkušenj s projektov, verjamem, da se morajo sodelavci vsaj občasno srečevati. Za dobro sodelovanje je namreč zelo pomembno medsebojno spoštovanje in zaupanje, to pa najlažje dosežemo z osebnim kontaktom iz oči v oči. Super je, da lahko delamo virtualno, vendar zagovarjam stališče, da morajo imeti zaposleni in projektni teami prostore, v katerih se lahko spoznavajo in krepijo socialne vezi.
Ko se enkrat sodelavci povežejo na osebni ravni, se lahko vrnejo nazaj v svoje okolje, kjerkoli že to je. Zdaj bodo lahko delali neodvisno in tudi veliko bolj učinkovito, saj so del povezane, homogene skupine.
Po mojem prepričanju mora prostor omogočiti, da sodelavci delijo svoje znanje in krepijo medsebojno zaupanje in to ne samo s kolegi znotraj podjetja, ampak tudi s poslovni partnerji in strankami. Konec koncev je fizični prostor vizualna prezentacija vašega podjetja, vaše blagovne znamke in vaše poslovne kulture. Ko stranke ali naročniki stopijo v vaše podjetje, razumejo, kdo ste, še preden spregovorijo prvo besedo z vami. Prostor komunicira z njimi na podzavestni ravni.
Dobro zasnovani delovni prostori bodo pomagali privabiti sposobne in nadarjene mlade ljudi, ki šele začenjajo s svojo kariero. Za njih je delo tudi druženje. Oboje je prepleteno in to moramo razumeti, ko načrtujemo prostore za mlajše generacije.
Podjetja se nenehno borijo za talente. Kakšen vpliv ima strategija in oblikovanje delovneg°aa mesta na privabljanje in ohranjanje novih talentov?
Znanje in veščine so danes največji osebni kapital zaposlenih in postajajo vse bolj prenosljive. Ljudje se naučijo določenih veščin pri eni organizaciji, nakar se preselijo v drugo, kjer lahko te veščine dopolnjujejo in se učijo novih.
Vsaka organizacija, v kateri delate, je za vas intenzivno učno okolje. Ko ste enkrat dodobra založeni z veščinami in znanji, lahko enostavno izbirate med organizacijami glede na to, kakšno plačilo in dodatne ugodnosti vam ponujajo za vaše delo.
Plačilo je za mnoge še vedno najpomembnejša motivacija. Kljub temu pa raziskave kažejo, da gre za več kot le za denar. Ljudje iščejo tudi druge ugodnosti v obliki dobrega delovnega okolja in prilagodljivih načinov dela.
Če imate možnost delati za dve podjetji s podobnim plačilom, ali pa eno ponuja le malo višjo plačo kot drugo, začnete primerjati druge ugodnosti. Ljudje so se pripravljeni zaposliti na delovnem mestu z nekoliko nižjo plačo, če podjetje ponuja funkcionalno in zdravo delovno okolje, če imajo zaposleni na voljo tudi kreativne in družabne prostore ali če lahko prilagajajo prostore svojim pričakovanjem. Tudi vi bi verjetno sprejeli tako ponudbo, saj slabo počutje na delovnem mestu pač ni vredno nekaj odstotkov višje plače.
Na kaj moramo misliti pri zasnovi delovnih prostorov, da bi lahko maksimalno izkoristili intelektualni potencial zaposlenih?
Delovni prostori morajo biti v podporo organizaciji in njenim zaposlenim. Kako to dosežemo? Ustvariti moramo delovne prostore, ki so super enostavni za uporabo: pridem, usedem se, delam. Nič me ne moti pri opravljanju dela, vse, kar potrebujem je tam in mi je v pomoč, da lahko opravljam delo po svojih najboljših zmožnostih.
Stvar, ki jo pogosto zanemarimo je naše zaznavanje hrupa in motenj na delovnem mestu. Zavedati se moramo, da delo sestavljajo različne komponente. Delo je lahko interaktivno, kreativno, tako, ki spodbuja sodelovanje, lahko si izmenjujemo informacije ali razvijamo nove ideje. Ampak obstaja tudi delo, ki ga opravljamo sami in ki zahteva osredotočenost, zato moramo zagotoviti prostore za oba načina dela.
To je precejšen izziv pri odprtem konceptu pisarn, za katerega se podjetja običajno odločajo, ker je cenejši. Če se odločimo za open space prostore, ne smemo pozabiti, da bodo sodelavci vseeno morali opravljati tudi delo, ki zahteva koncentracijo, poleg dela, pri katerem je potrebno sodelovanje. Edini način, da to dosežemo, je, da zaposlenim omogočimo izbiro in oblikujemo kombinacijo delovnih ambientov.
Zdi se, da bi nekatera podjetja naredila vse za svoje zaposlene …
Res je in to z dobrim razlogom. Napredna podjetja oblikujejo celovite programe dobrega počutja, ki so zelo priljubljeni pri zaposlenih. Organizacije namreč razumejo, da morajo skrbeti za svoje sodelavce, ali pa bodo ti manj produktivni, manj uspešni, pogosto na bolniški ali se celo odločili, da poiščejo drugega delodajalca.
Pogosto pozabljamo, da so se človeško telo in možgani razvili, da bi preživeli v afriški savani. Šele približno zadnjih 250 let preživljamo pretežen del dneva v stavbah, v pisarnah pa vsega kakšnih 100 let. Ljudi smo zaprli med štiri stene, njihova telesa pa so bila razvita za življenje na prostem.
Kaj bi svetovali slovenskim podjetjem? Kako naj koncipirajo svoje delovne prostore?
Sodelavcev ne posedajte v globoke, temne prostore brez dostopa do dnevne svetlobe. Omogočite jim pogled skozi okna in ustvarite prostor, v katerem se bodo počutili upoštevane. Pazite na sobno temperaturo in, če je le mogoče, zagotovite naravno prezračevanje. Človeška bitja rada čutimo svežino zraka na svoji koži.
Smo tudi družabna bitja, zato moramo načrtovati prostore, kjer se bodo sodelavci lahko družili, spili skodelico kave ali čaja ali skupaj obedovali. Za človeka je to zelo naravno, saj se je v preteklosti zbiral okrog ognja, oznanjal novice in si pripovedovali zgodbe. Prav tako smo radovedna bitja, zato ustvarite posebne kotičke, ki spodbujajo domišljijo sodelavcev in vabijo kolege, da se vprašajo “O, kaj se pa tam dogaja?”.
Izogibajte se velikim, odprtim, praznim prostorom. V prostore vnesite košček narave v obliki zelenja, rož ali podob pokrajine. Zelene rastline nam dajejo zagon in spodbujajo našo ustvarjalnost. Naravo lahko posnemamo tudi z uporabo elementov, kot so les, naravni vzorci in zvoki.
Intenzivnost zvoka v delovnih prostorih naj bo primerljiva tisti na prostem, v naravnem okolju. Izogibajte se smrtni tišini, ker je to v naravnem svetu signal za nevarnost. Prekomeren hrup pa seveda deluje preveč stimulativno in je eden glavnih virov stresa, nezadovoljstva in napak pri delu.
Nam lahko za konec zaupate nekaj glavnih trendov pri oblikovanju delovnih prostorov v naslednjih letih?
Mislim, da smo nekatere že omenili, zdaj pa jih lahko povzamemo.
Še naprej se bomo osredotočali na dobro počutje zaposlenih, biofilni elementi so naprimer vedno bolj priljubljeni in odlično podpirajo cilje ‘wellness’ programov za zaposlene.
Bolj kot z osebnimi delovnimi mesti se bomo ukvarjali s skupnimi prostori in površinami, ki jih lahko uporabljajo vsi zaposleni. Še naprej bomo intenzivno iskali rešitve, kako združiti virtualne in fizične ambiente. Zelo verjamem v večnamenske skupne prostore, kjer so na obzorju številne nove rešitve.
Še ena pomembna stvar je vključenost zaposlenih in upam, da bomo videli več delovnih prostorov, ki so osredotočeni na manjše skupine, na manjšine, ne samo na prevladujočo večino.
Ustvariti moramo bolj dostopne prostore za ljudi s posebnimi potrebami. Pri tem pogosto pomislimo samo na ljudi v invalidskih vozičkih, ne pa tudi na ostale oblike invalidnosti. Ljudje imajo okvare vida in sluha ter različne vrste duševnih stanj in motenj. Torej, kako oblikovati prostore, ki bodo tem posameznikom olajšali življenje in delo?
Razmisliti moramo tudi o tem, kako oblikovati delovne prostore za različne tipe osebnosti. Veliko sodobnih delovnih prostorov je primernih predvsem za ekstrovertirane osebe: prostori so barviti, živahni in hrupni. Introverti, ki so tiha intelektualna moč mnogih organizacij, se praviloma v takih prostorih ne počutijo dobro. Potrebujejo mirnejše okolje, da bi lahko razvili in pokazali vse svoje potenciale in sposobnosti.
Nigel, najlepša hvala za pogovor!
