Čas je za razpravo o strategijah dela na daljavo: inteligentno usklajujte delo, premišljeno delite informacije, uporabljajte pametne komunikacijske tehnologije in platforme
16 nasvetov za izvajanje strategij dela na daljavo v vašem podjetju - 2. del
- Avtor: Anetta Pizag & Alenka Kragelj Eržen
Serija člankov na daljavo
Pandemija koronavirusa in ukrepi oblasti so podjetja po celem svetu prisilila, da pošljejo svoje zaposlene domov in vodijo projektne time na daljavo. Za mnoge organizacije to pomeni upad storilnosti in prihodka, strah in negotovost ter neplanirane dodatne stroške, kar lahko sčasoma vodi v finančne in poslovne težave. Po drugi strani pa, če je delo na daljavo dobro organizirano, obeta številne priložnosti za podjetja in tudi prednosti za zaposlene.
V seriji člankov bomo z vami delili praktične ideje in strategije, s katerimi boste lahko v vašem podjetju delo na daljavo uspešno in stroškovno učinkovito organizirali.
Čas za strateško razmišljanje
Sodelovanje na daljavo lahko podjetjem odpre številne priložnosti. Vendar ima ta praksa tudi svoje izzive. Če ljudem preprosto dovolite ali jih prosite, naj delajo od doma, brez temeljite priprave in izvedbe, se to lahko hitro maščuje in povzroči vrsto organizacijskih in težav z učinkovitostjo.
Če želite svoje ekipe, ki jih sestavljajo tako zaposleni na daljavo kot zaposleni v pisarni, pripraviti na uspeh, morate biti zelo dobro organizirani in skrbno načrtovati. Verjetno boste morali zagotoviti usposabljanje, razviti nova znanja in spretnosti, vzpostaviti nove sisteme in procese ter prilagoditi kulturo na delovnem mestu novim načinom dela.
V prvem članku smo opisali vrsto prednosti, ki jih lahko učinkovito sodelovanje na daljavo prinese vašemu podjetju, ter pogoste izzive. V drugem delu pa predstavljamo štiri strategije za delo na daljavo in šestnajst nasvetov, ki bodo vašim razdeljenim ekipam pomagali pri uspešnem delovanju.
Anetta Pizag
Anetta Pizag je strokovna svetovalka
za projekte sprememb v delovnem okolju, glavna urednica bloga Kragelj Design blog in članica svetovalnega odbora. Je avtorica Create a Thriving Workspace in trenutno pripravlja svojo drugo knjigo.
Anetta Pizag
Anetta is an expert consultant for workplace change projects, editor-in-chief of Kragelj Design blog and member of the Advisory Board. She is the author of Create a Thriving Workspace and is working on her second book.
Alenka Kragelj Eržen
Alenka je direktorica in glavna arhitektka podjetja Kragelj arhitekti. Je avtorica številnih člankov o strategijah delovnih prostorov in zeleni arhitekturi ter redna predavateljica na konferenci Workplace Design in drugih poslovnih dogodkih.
Alenka Kragelj Eržen
Alenka is CEO and Chief Architect at Kragelj. She is the author of numerous articles on workplace strategies and green architecture and is a regular presenter at Workplace Design Conference and other business events.
Sorodne vsebine
Oblikovanje agilnih delovnih prostorov
Mednarodno središče globalnega podjetja samoroga, ki spodbuja ustvarjalnost in inovacije.
Sedež podjetja Kragelj arhitekti
Svež, biofiličen in minimalističen dizajn odprte pisarne v nekdanjem industrijskem prostoru.
UniCredit
Pilotni koncept agilnega delovnega prostora, za preobrazbo podjetja v finančni industriji.
Delite vsebino
Strategija 1:
Pametno usklajevanje dela
1. OBLIKUJTE KOMUNIKACIJSKE PROTOKOLE
Da bo vaša ekipa delovala kot dobro podmazan stroj, morajo vsi razumeti, kako se njihove naloge ujemajo s širšo sliko. Prav tako morajo vedeti, kaj počnejo drugi in kdaj so na voljo. Da bi to dosegli, oblikujte komunikacijske protokole, ki opisujejo, kdaj in kako naj vaši sodelavci posredujejo posodobitve, razpravljajo o določenih vprašanjih in sprejemajo odločitve. Za doseganje najboljših rezultatov upoštevajte priljubljene načine komuniciranja članov.
Pričakuje se, da bo tudi dolgoročno vključevanje oddaljenih ali delno oddaljenih ekip postalo bistveno bolj pogosta praksa kot v preteklosti.
Fleksibilno delovno okolje v pisarni biroja Kragelj arhitekti. Ta postavitev podpira nemoteno komunikacijo in timsko delo, saj zaposlenim omogoča, da se enostavno prerazporedijo glede na projekt, na katerem delajo, in sodelavce, s katerimi ta dan sodelujejo.
Da bo vaša ekipa delovala kot dobro podmazan stroj, morajo vsi razumeti, kako njihove naloge spadajo v širšo sliko.
2. DOLOČITE JASNE CILJE IN KAZALNIKE USPEŠNOSTI
Postavite jasne cilje in kazalnike uspešnosti, ki vam bodo pomagali pravilno oceniti uspešnost zaposlenih. Bodite pozorni na svoje nezavedne predsodke. Vsi smo naravno nagnjeni k temu, da precenjujemo sposobnosti in prispevek tistih, ki jih pogosto vidimo v živo, v primerjavi s tistimi, s katerimi delamo le na daljavo. Takšnih zakoreninjenih predsodkov ne morete premagati kar tako – potrebujete pametne strategije upravljanja, ki vam bodo pomagale ostati objektivni.
3. DOVOLITE LJUDEM, DA POSTAVLJAJO MEJE
Čeprav je redna interakcija pomembna, predlagam, da svoje sodelavce, ki delajo na daljavo spodbudite k postavljanju meja. Tako kot vsi drugi morajo včasih tudi oni izključiti vse moteče dejavnike in delati v mehurčku, da bi lahko opravili stvari. Zato naj utišajo svoje telefone, izklopijo obvestila ter ne odgovarjajo na e-pošto in sporočila, kadar njihovo delo zahteva globoko osredotočenost.
4. PODPRITE ZDRAVO DELOVNO RUTINO
Vaša ekipa na daljavo bi morda potrebovala nekaj pomoči pri vzdrževanju zdrave delovne rutine. Spodbujajte jih k rednim odmorom čez dan, ki jim brez vrveža in prekinitev v natrpani pisarni morda niso samoumevni. Pojasnite jim, kdaj se od njih pričakuje, da bodo odgovarjali na e-pošto in klice, in kdaj se lahko ob koncu dneva izklopijo. Spodbujajte jih k rednim dnevnim odmorom. Morda jim brez hrupa in prekinitev v natrpani pisarni ni samoumevno.
“Igralni separe” v nedavno dokončanem agilnem delovnem prostoru za globalno podjetje. Takšni prijetni in gostoljubni prostori za počitek vabijo ljudi, da se odmaknejo od dela. Med odmorom lahko zaposleni igrajo igre, ki jih spodbuja vodstvo, ali se preprosto sprostijo. Znano je, da lahko obe obliki rekreacije izboljšata ustvarjalno razmišljanje.
Bodite pozorni na svoje nezavedne predsodke. Potrebujete pametne strategije upravljanja, ki vam bodo pomagale ostati objektivni.
5. DOGOVORITE SE O KOMUNIKACIJSKEM BONTONU
Uspeh sestanka na daljavo je v veliki meri odvisen od navad in vedenja sodelujočih. Če želite zagotoviti učinkovito komunikacijo in medsebojno sodelovanje, se z ekipo pogovorite o dobrih delovnih praksah. Tako na primer zaposleni med poslušanjem drugih ne bi smeli opravljati več nalog, tudi če jih nihče ne vidi. Takšno vedenje ne ogroža le izmenjave znanja in reševanja problemov, temveč lahko odvrne tudi preostale člane ekipe. Med sestankom na daljavo bi morali udeleženci v idealnem primeru onemogočiti vse moteče dejavnike, utišati naprave, ki jih ne uporabljajo, in se pozorno osredotočiti na pogovor.
Strategija 2:
Premišljeno delite informacije in povratne informacije
6. DELITE VSE NOVICE IN POSODOBITVE
Delite vse novice in posodobitve z ekipo na daljavo, ne glede na to, kako majhna je. Če je vredno, da se o njej pogovorite s sodelavcem ob kavi, potem jo je vredno deliti tudi s tistimi, ki so daleč stran. Če boste vse člane v celoti obveščali o dogajanju v podjetju, se bodo počutili bolj vključene in cenjene ter bodo imeli večji občutek napredka.
7. NAČRTUJTE NEFORMALNE SPLETNE UČNE SEJE
Na delovnem mestu se ljudje običajno več naučijo o svojem delu z improviziranimi pogovori in prestreženimi pogovori kot pa s formalnim usposabljanjem. Čeprav se morda sliši paradoksalno, boste morda želeli načrtovati “spontane”, neformalne seje spletnega učenja in tako zagotoviti, da člani vaše ekipe ne bodo zamudili priložnosti za učenje drug od drugega.
Če se je vredno pogovarjati s sodelavcem ob kavi, potem je vredno, da to delite tudi s tistimi, ki so daleč stran.
8. PRIZNANJE DELA IN POVRATNE INFORMACIJE
Čeprav so zelo samostojni, samozavestni in motivirani, vaši člani na daljavo potrebujejo priznanje in povratne informacije prav tako kot vsi drugi, če ne še bolj. Zato radodarno delite svoje misli o njihovem delu in jim pomagajte videti, kako se njihov trud odraža v oprijemljivih rezultatih. Ne želite, da bi se preobremenjevali in imeli občutek, da se morajo nenehno dokazovati.
Strategija 3:
Uporabite pametne tehnologije in strategije za spletno sodelovanje
9. PROSITE VSE, DA VKLOPIJO VIDEO
Med konferenčnimi klici mora vsak udeleženec vklopiti svoj video. Pogovor bo bolj povezan, če boste drug drugega dejansko videli. Poleg tega bo to člane spodbudilo, da bodo posvetili vso pozornost, namesto da med sestankom žonglirajo z različnimi nalogami – na primer odgovarjajo na e-pošto ali delajo na nepovezanih projektih.
10. UPORABLJAJTE KAKOVOSTNO OPREMO
Uporabite kakovostno opremo za videokonference. Zaslone, kamere in mikrofone skrbno namestite tako, da se bodo vsi člani – ne glede na to, ali so fizično prisotni ali se pridružijo na daljavo – dobro videli in slišali. Za večje sestanke boste verjetno morali uporabiti več kosov opreme. S pravo tehnologijo in nastavitvami pa bo vaša ekipa lahko veliko učinkoviteje komunicirala.
11. Dajte vsem enake možnosti
Kadar se nekateri člani ekipe sestanku pridružijo na daljavo, drugi pa so v pisarni, razmislite o sprejetju zanimive strategije, ki se pogosto uporablja v pisarnah podjetja Trello in nato v pisarnah podjetja Atlassian. Gre za to, da se člani, ki se nahajajo v pisarni, dejansko razpršijo. Vsi udeleženci sedijo v ločenem (po možnosti zvočno izoliranem) prostoru in se sestanku pridružijo prek svojih prenosnih računalnikov ali naprav. Tako imajo vsi enake možnosti, da se vključijo v pogovor in prispevajo; nihče ni odrinjen na stranski tir.
Večnamenski separe, ki podpira tako individualno osredotočeno delo kot tudi skupinske dejavnosti, na sedežu UniCredit Bank v Ljubljani. V tem projektu je bilo celotno nadstropje posebej zasnovano za podporo fleksibilnemu, na projektih temelječemu delu, tako da je bilo prilagojeno mobilnim zaposlenim in samoorganiziranim skupinam.
12. UPORABA DIGITALNEGA PLATNA
Razmislite o investiciji v digitalno platno – napravo, na katero lahko neposredno pišete ali rišete s tehnologijo na dotik, in ki omogoča tudi dodajanje opomb in slik iz lastnih naprav. Člani na daljavo lahko prek interneta vidijo vsebino platna in nemoteno prispevajo s svojimi idejami.
13. VZPOSTAVITE NEPREKINJENO VIDEO POVEZAVO MED PISARNAMI
Kadar sodelujeta dve ali več skupin v različnih pisarnah, je morda smiselno vzpostaviti 24/7 video povezavo med pisarnami. Z uporabo velikih zaslonov lahko ustvarite iluzijo, da so druge ekipe na dosegu roke. To lahko spodbuja neformalne pogovore med člani, ki morda delajo v različnih državah, in okrepi povezavo med ekipami.
Poskrbite, da bodo imeli vsi enake možnosti, da sodelujejo v pogovoru in prispevajo.
Strategija 4:
Izberite prave komunikacijske platforme
14. Spretno odpravljajte konflikte
Ekipi priporočite, da se o svojih nesoglasjih raje kot po telefonu pogovorijo prek video klicev. Včasih lahko pomaga tudi pisno razpravljanje o težavah, saj imajo tako priložnost, da uredijo svoje misli in podajo enakovreden odgovor. Vendar je na koncu dneva najbolje, da se dogovorite o skupnih stališčih, medtem ko gledate v oči druge osebe – tudi prek kamere.
Sejna soba v novem razstavnem prostoru podjetja BSH Living Office v Ljubljani. V tem delovnem okolju je na voljo veliko različnih nastavitev za delo ekip, ki so namenjene spodbujanju učinkovitega komuniciranja in sodelovanja. Fleksibilno delovno okolje podpira tudi oddaljene in delno odmaknjene ekipe, katerih člani nimajo dodeljenih pisalnih miz in pisarno obiščejo le občasno.
15. Sprejmite različne stile komuniciranja
Če želite zagotoviti, da na virtualnem sestanku ideje prosto tečejo, ustvarite bogato izkušnjo, v kateri ima vsak član možnost izbire, kako bo ekipi predstavil svoje misli. Uporabljajte programsko opremo in aplikacije za sodelovanje, ki ljudem omogočajo, da se izrazijo, na primer s pogovorom, pisanjem, risanjem ali deljenjem dokumentov, fotografij in videoposnetkov. Upoštevajte, da lahko različni načini komunikacije in dejavnosti prinesejo različna spoznanja. Poleg tega se tudi na zamisli drugih različno odzivate glede na način njihovega sporočanja.
Neformalna delovna okolja na agilnem delovnem mestu svetovnega podjetja za zabavne aplikacije. Različni prostori in območja podpirajo različne individualne in skupinske dejavnosti ter različne delovne, učne in komunikacijske stile.
Ustvarite bogato izkušnjo, v kateri ima vsak član možnost izbire, kako svoje misli predstaviti ekipi.
16. POVABITE K PRISTNEMU SAMOIZRAŽANJU
Za sproščene, neformalne pogovore izberite spletne platforme in programsko opremo, ki vabijo k pristnemu samoizražanju. Ta orodja morajo omogočati tudi enostavno sporočanje čustveno nabitih sporočil ter dajanje in prejemanje takojšnjih povratnih informacij. Pri svoji ekipi preverite, kakšni so njihovi občutki glede različnih aplikacij. Orodja in platforme z resnim slogom in okorno funkcionalnostjo lahko na primer v ljudeh vzbudijo občutek previdnosti in zadržanosti. Nasprotno pa lahko uporabniku prijazne aplikacije z igrivimi in neformalnimi vibracijami pomagajo ljudem, da se sprostijo in odprejo.
Vredno spremeniti
Nekatere od teh zamisli in najboljših praks za delo na daljavo je preprosta in hitra ter v glavnem brezplačna. Druge zahtevajo več denarja in časa. Kljub temu bi se vam morale naložbe hitro povrniti, koristi pa bi morale biti vidne takoj.
S pravimi strategijami in najboljšimi praksami dela na daljavo lahko vaše podjetje doseže nove razsežnosti. Samo pomislite, kaj bi lahko vaše ekipe dosegle z izboljšanim sodelovanjem in večjo agilnostjo! Obravnavajte svoje zaposlene, ki delajo na daljavo kot sestavni del ekipe, sodelujte inteligentno in disciplinirano in ne ozirajte se več nazaj.
V NASLEDNJEM DELU SERIJE O DELU NA DALJAVO BOMO RAZISKALI NASLEDNJE STRATEGIJE:
- Vzpostavljanje in negovanje družbenih vezi
- Prilagoditev prostorov za delo na daljavo
- Ureditev delovnega okolja za boljšo komunikacijo
- Zagotavljanje pomoči in usposabljanja zaposlenim.
- Spremljanje rezultatov in pridobivanje povratnih informacij.
Povezani članki
Poslovni vodič za podjetja: delo na daljavo – 1. del
Kako pripraviti podjetje na učinkovito delo
Related content
Oblikovanje agilnih delovnih prostorov
Mednarodno središče globalnega podjetja samoroga, ki spodbuja ustvarjalnost in inovacije.
Sedež podjetja Kragelj arhitekti
Svež, biofiličen in minimalističen dizajn odprte pisarne v nekdanjem industrijskem prostoru.
UniCredit
Pilotni koncept agilnega delovnega prostora, za preobrazbo podjetja v finančni industriji.
