Poslovni vodič za podjetja: delo na daljavo – 1. del

Kako pripraviti podjetje na učinkovito delo na daljavo

Serija člankov na daljavo

Pandemija koronavirusa in ukrepi oblasti so podjetja po celem svetu prisilila, da pošljejo svoje zaposlene domov in vodijo projektne time na daljavo. Za mnoge organizacije to pomeni upad storilnosti in prihodka, strah in negotovost ter neplanirane dodatne stroške, kar lahko sčasoma vodi v finančne in poslovne težave. Po drugi strani pa, če je delo na daljavo dobro organizirano, obeta šštevilne priložžnosti za podjetja in tudi prednosti za zaposlene.

V seriji člankov bomo z vami delili praktične ideje in strategije, s katerimi boste lahko v vaššem podjetju delo na daljavo uspeššno in strošškovno učinkovito organizirali.

Delali bomo drugače

Delo na daljavo je popularen koncept že desetletja, vse odkar so internet in digitalne tehnologije omogočile virtualno sodelovanje. Krivulja rasti dela z oddaljenih lokacij je v zadnjih letih še posebej strmo rasla. Razlog za to je razcvet mobilnih aplikacij za podporo delu na daljavo ter zgodbe o uspehu ‘pionirskihĂ podjetij, ki dokazujejo prednosti in koristi te prakse.

Vse več delodajalcev vsaj nekaterim zaposlenim dovoli, da delajo na daljavo bodisi za polovični ali polni delovni čas. Istočasno so projektni timi, ki v celoti delajo na daljavo, postali nekaj vsakdanjega.

Zaradi ukrepov, ki so jih države sprejele po epidemiji koronavirusa je postalo delo na daljavo neizogibno za vse. ŠŠtevilna podjetja morajo svoje delo v celoti organizirati na daljavo ali pa jim pretijo težžave.

Delo na daljavo se precej razlikuje od občasnega dela od doma. Nekatera podjetja so bila na to bolje pripravljena kot druga, a prizadeta so skoraj vsa in časa za postopno uvajanje ni veliko.

Anetta Pizag

Anetta Pizag

je strokovna svetovalka za workplace projekte, odgovorna urednica Kragelj Design bloga in članica Advisory Boarda. Je tudi avtorica knjige Create a Thriving Workspace.

Anetta Pizag

Anetta Pizag

is an expert consultant for workplace change projects, editor-in-chief of Kragelj Design blog and member of the Advisory Board. She is the author of Create a Thriving Workspace and is working on her second book.

Alenka Kragelj Eržen

Alenka Kragelj Eržen

je CEO in vodilni arhitekt v
družbi Kragelj arhitekti. Je avtorica šštevilnih strokovnih člankov in predavateljica na Workplace Design konferenci in drugih poslovnih dogodkih.

Alenka Kragelj Eržen

Alenka Kragelj Eržen

Architect at Kragelj. She is the author of numerous articles on workplace strategies and green architecture and is a regular presenter at Workplace Design Conference and other business events.

Sorodne vsebine

Delite vsebino

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email

Zaradi ukrepov, ki so jih države sprejele po epidemiji koronavirusa je postalo delo na daljavo neizogibno za vse.

Novi časi, nove priložnosti

Organizacija dela na daljavo ni samo nujen samozaščtni ukrep, temveč odpira poslovne priložžnosti za tista podjetja, ki se bodo hitreje kot druga prilagodila novim razmeram.

Zdaj, bolj kot kadarkoli prej, lahko s pridom izkoristite globalni bazen talentov ter v svoje delo vključite zaposlene, pogodbenike in samostojne podjetnike, ne glede na geografske in časovne razlike. Vašše podjetje bo imelo dostop do najboljšših kadrov, hkrati pa se bo lahko hitreje odzivalo na spremembe in nove priložnosti.

Čˆe se boste odločiliili za spremembe, bo vašše podjetje najverjetneje potrebovalo manjšše delovne prostore, kar bo dodatno znižalo vašše stroške in povečalo konkurenčnost. Ker so socialni in okoljski učinki dela od doma že sploššno priznani, bo sprejemanje teh sodobnih praks pozitivno vplivalo na moč vaše blagovne znamke in ugled vaššega podjetja.

RAZLIKA MED USPEHOM IN NEUSPEHOM PROGRAMA DELO NA DALJAVO

NAPREDNA podjetja

TRADICIONALNA podjetja

komunikacija v podjetju je dobra

1

ni strategije za delo na daljavo

vodstvo je odprto in ima strategijo

2

ni podpore vodstva podjetju

zaupanje v podjetju je visoko

3

v podjetju vlada nezaupanje

zaposleni so samostojni in samoiniciativni

4

ni samostojnosti in samoiniciativnosti

podjetje ima top tehnologijo

5

zaposleni potrebujejo redno supervizijo

zaposleni obvladajo IKT sisteme

6

podjetje ni napredni uporabnik IKT

podjetje vlaga v izobraževanje in razvoj

7

ni programov izobraževanja in vodenja

podjetje skrbi za zaposlene

8

vodstvo vodi z lastnim zgledom

9

Zaposleni, ki delajo od doma, bodisi stalno ali nekaj dni ali nekaj ur na teden, so v povprečju bolj zadovoljni kot zaposleni, ki delajo izključno v pisarni. Fleksibilnost, več miru in lažžja koncentracija, ki jih ta način dela omogoča, jim veliko pomeni. Kar seveda vpliva tudi na njihovo zadovoljstvo z delom in zvestobo do podjetja.

Raziskave so pokazale, da veliko ljudi dela bolje, če vsaj del časa dela od doma, kot pa če ves delovni dan preživijo v tradicionalni pisarni. Razlogi so v različnih osebnostnih tipih (vsaj 40 % introvertov ali pretečžnih introvertov) in v dejstvu, da je veliko ljudi bolj produktivnih v okolju, kjer je manj hrupa in motenj.

Študije kažejo, da je veliko ljudi boljše pri delu na daljavo kot pri delu v tradicionalni pisarni. To je v veliki meri mogoče pripisati njihovemu boljšemu splošnemu počutju in angažiranosti, pa tudi njihovi sposobnosti, da preprečijo zunanje motnje in da delajo, kadar in kjer so najbolj produktivni.

Če se boste odločili za spremembe, bo vaše podjetje najverjetneje potrebovalo manjše delovne prostore, kar bo dodatno znižalo vaše strošške in povečalo konkurenčnost.

 
 
“

Delo na daljavo je lahko trd oreh

Delo od doma ni za vsako podjetje. V določenih dejavnostih lahko podjetja delajo popolnoma virtualno, v drugih dejavnostih pa potrebujejo skoraj vse zaposlene na centralni lokaciji.

Delo od doma tudi ni za vsakogar. Oziroma rečeno drugače, so zaposleni, ki so bolj zadovoljni in bolj produktivni v dinamičnem delovnem okolju. Potrebujejo veliko osebnih stikov, so radi urejeni in poslovno oblečeni in bi pogrešali drobne dnevne rituale, ki so možni le v pisarni.

Kljub temu ti posamezniki lahko uspešno kombinirajo delo v pisarni z delom od doma. Pogoji za to so, med drugim, kvalitetno usposabljanje, brezhibna in enostavna tehnologija za prenos slike in zvoka ter dobro vodenje s strani nadrejenih.

Zaposleni, ki delajo na daljavo, so običajno pri delu sami. Zato imajo lahko težave z določanjem prednostnih nalog, kar pomeni, da za manj pomembne stvari pogosto porabijo preveč časa, pomembnejše stvari pa ostanejo neopravljene.

Zaposleni, ki delajo od doma imajo lahko tudi težave z motivacijo. Težko se lotijo nalog zjutraj ali pa težko ostanejo dlje časa motivirani, zato ne dokončajo svojega dela dobro in hitro, kar sta bistvena pogoja za uspešno opravljeno delo. Pri delu na domu je pomembna samodisciplina in sposobnost osredotočenosti na nalogo, kadar ob nas ni nikogar.

V domači pisarni obstaja večja verjetnost, da zaposleni razvijejo slabe navade, kot so odlašanje z delom, motenje samega sebe, pa tudi to, da med delom delajo premalo odmorov.

Celodnevno sedenje v neprimerni drži– na primer zaradi neergonomskega pohištva je še ena pogosta težava, ki vpliva na počutje in delovno uspešnost zaposlenih. Socialnih vezi ni preprosto ohranjati prek digitalnih kanalov. Pravzaprav je raven socialnih veščin in čustvene inteligence v stalnem upadu po celem svetu, v prvi vrsti zaradi vedno večjega pomanjkanja pristnih osebnih stikov.

V teh zahtevnih časih, ko mediji ves čas poročajo o skrb vzbujajočih novicah, živijo številni ljudje v strahu in negotovosti. Brez rednih socialnih stikov je njihovo izražanje in obvladovanje čustev oteženo, kar ima lahko resen učinek na počutje, delovno uspešnost pa tudi na duševno zdravje.

Zaradi odsotnosti jasnih meril in dnevnih rutin zaposleni, ki delajo na daljavo, pogosto nimajo priložnosti, da se o svojih idejah pogovorijo s sodelavci in se od njih učijo. Brez rednih kontaktov s sodelavci se lahko počutijo izolirano, osamljeno in odtujeno. Posledično lahko začnejo dvomiti v sebe in v svojo delovno uspešnost, lahko jih začne skrbeti, da zaostajajo za drugimi in da bodo v službi nazadovali.

Zaposleni, ki delajo od doma, pogosto delajo nadure, da dokažejo sebi in svojim nadrejenim, da so produktivni in prizadevni. Zato mnogi izmed njih težžko ohranjajo zdravo ravnovesje med delom in zasebnim življenjem ter delo težko preložijo. Vse to lahko dolgoročno negativno vpliva na njihovo zdravje, tako fizično kot psihično.

Zaposleni, ki delajo od doma za svoje delo pogosto niso ustrezno pohvaljeni in povišani, ne glede na svojo delovno uspešnost. Razlog za to je, da veliko podjetij in njihovih vodij ne razvija veščin in orodij, s katerimi bi objektivno ocenili delo zaposlenih, ki delajo od doma. Razvijte merila in sisteme za objektivno evalvacijo in nagrajevanje vseh zaposlenih.

Zaposleni, ki delajo od doma za svoje delo pogosto niso ustrezno pohvaljeni in povišani, ne glede na svojo delovno uspešnost. Razvijte merila in sisteme za objektivno evalvacijo vseh zaposlenih.

Zaposleni, ki delajo od doma imajo pogosto težave z motivacijo in samodisciplino.

Preden se lotite projekta

Opravljenih je bilo veliko raziskav o produktivnosti zaposlenih in projektnih timov pri delu na daljavo, rezultati pa se močno razlikujejo. Nekatera podjetja dosegajo velike uspehe, medtem ko se druga soočajo s težavami.

Delavci na daljavo, ne glede na to, kako uspešni so, pogosto pogrešajo priznanje in napredovanje.

Zahtevati ali dovoliti delo od doma brez jasne strategije in zadostne podpore zaposlenim je recept za polom. Če pa boste naredili stvari prav, se boste lahko večini zgoraj opisanih težav izognili oziroma jih učinkovito reššili.

Da boste lahko svoje zaposlene in projektne time pripravili na uspešno delo na daljavo, boste morali biti nadvse dobro organizirani in sprejemati odločitve, utemeljene na dejstvih in analizah. Najverjetneje boste morali vzpostaviti nove sisteme in procese, prilagoditi delovne prostore, zagotoviti usposabljanje za zaposlene ter nadgraditi poslovno in organizacijsko kulturo podjetja.

Ne glede na to, v kateri fazi implementiranja dela na daljavo ste, naj bo vaš prvi naslednji korak, da preverite, kakšna je situacija v vašem podjetju.

NEKAJ VPRAŠANJ ZA POMOČ PRI ZAČETKU

Fleksibilni delovni prostor v podjetju Impakta, ki se uporablja za naĂƒÂ¨rtovane in ad hoc sestanke, pa tudi za hoteling toĂƒÂ¨ko za sodelavce, ki pretežno delajo od doma oz. na daljavo.

Vaša naložba za prihodnost

Ta uvodni članek je prvi v seriji člankov, s katerimi vam želimo s praktičnimi nasveti pokazati, kako se lotiti projekta dela na daljavo, od osnovnega koncepta, do programa izobraževanja, reševanje pogostih vprašanj ter pripravljanje vaše ekipe na uspešno delo od doma, bodisi občasno ali redno.

Govorili bomo, kako izdelati dobro strategijo, kako oblikovati programe izobraževanja, vodenja in ocenjevanja sodelavcev, katere tehnologije so najbolj primerna za vaše potrebe in kako prilagoditi delovne prostore, da bodo ustrezali novim pričakovanjem.

Prepričani smo, da vam bodo naši nasveti pomagali organizirati uspešno delo na daljavo, ob tem pa dvignili produktivnost in ustvarjalnost zaposlenih, zadovoljstvo, počutje in vključenost zaposlenih in boljše odnose in timsko delo in boljše poslovne rezultate podjetja.

V teh zahtevnih časih ni enostavno investirati časa, denarja in energije v nove načine dela. Vendar nas lahko tolaži dejstvo, da bomo pozitivne učinke te naložbe čutili še dolgo po koncu krize.

Večine in sposobnosti, ki jih bodo vaši zaposleni razvili med tem prehodom, bodo v prihajajočih letih zelo dragocene. Poleg tega pa bo vaše podjetje postalo bolj okretno in prilagodljivo, se pravi bolje pripravljeno, da ostane močno in konkurenčno v kateri koli prihodnji enaki ali podobni krizni situaciji.

 

Fleksibilni delovni prostor v podjetju BSH, t.i. hoteling, kjer občasno gostujejo sodelavci, ki delajo v drugih enotah ali od doma. Za kratke delovne obiske je tu vse, kar potrebujejo, tudi ergonomski stoli, podjetje pa privarčuje pri prostoru in stroških, ker delovne površine ne samevajo.

Povezani članki

Related content

Share content

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email