Na oder je prišlo šest strokovnjakov iz štirih držav, ki so razpravljali o delovnih prostorih prihodnosti in nam predstavili časovni načrt za uspeh organizacije

Workplace Design konferenca 2020 - Mnenja šestih strokovnjakov o delovnih prostorih prihodnosti

Kako lahko delamo bolje? Kako lahko ustvarimo boljše delovne prostore? Kakšni so delovni prostori prihodnosti?

Takšna vprašanja se v zadnjem času postavljajo na številnih forumih in dogodkih, saj so zdravstveni ukrepi in vladni predpisi kot odgovor na pandemijo COVID-19 nenadoma povzročili motnje v delovnih okoljih.

Kaj je torej konferenca Workplace Design 2020 doprinesla k tem pogovorom? Veliko jasnih, neposrednih in praktičnih odgovorov.

Na odru je nastopilo šest strokovnjakov iz štirih držav, ki so razpravljali o oblikovanju delovnih prostorov skozi prizmo arhitekture, raziskav, psihologije, organizacijskega oblikovanja in upravljanja sprememb. Predstavitve so se dotaknile vrste zelo pomembnih tem, skupaj pa so tvorile logično in pronicljivo pripoved – načrt za uspeh v delovnem okolju in pri poslovanju.

Avtor in govorec,
RandyGage.com, ZDA

Razvojni direktor,
Leesman, Velika Britanija

Ustanovitelj in izvršni direktor,
theLivingCore, Avstrija

WP strateg & manager, Workplace Unlimited, Velika Britanija

Ustanoviteljica in glavni arhitekt, Kragelj arhitekti, Slovenija

Arhitektka in vodja projektov, Kragelj Arhitekti, Slovenija

Ob koncu tega odlično obiskanega dogodka so udeleženci, ki so bili prisotni v živo ali virtualno, odšli z vrsto nasvetov, ki jih bodo lahko takoj uporabili, ter z lepimi spomini na ta zanimiv in zabaven dan. Nekaj ključnih iztočnic smo zajeli v nadaljevanju.

Randy Gage, zvezdniški govornik WDC20, na virtualni oder prihaja iz Miamija.

Anetta Pizag

Anetta Pizag

Anetta Pizag je strokovna svetovalka
za projekte sprememb v delovnem okolju, glavna urednica bloga Kragelj Design blog in članica svetovalnega odbora. Je avtorica Create a Thriving Workspace in trenutno pripravlja svojo drugo knjigo.

Sorodne vsebine

GenePlanet

S tesnim sodelovanjem sta GenePlanet in Kragelj ustvarila sodobno delovno okolje, ki izžareva profesionalnost, hitrost in mladostni duh.

BSH Living Office

Podjetje BSH Hišni aparati d.o.o. je začelo izvajati velik projekt organizacijskih sprememb, da bi utrdilo svoj položaj vodilnega podjetja v panogi, osredotočenega na stranke.

Delite vsebino

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email

1. Čas je, da si zastavimo nekaj pomembnih vprašanj o prihodnosti

Bostjan Erzen,

soustanovitelj in direktor konference Workplace Design, je dogodek odprl z nekaj ključnimi vprašanji za občinstvo.

Kako bomo delali v prihodnosti?  Kako bomo živeli svoje življenje?  Kako se bomo učili, zabavali in se družili?

Prepričan je bil, da bodo govorci konference WDC20 in tudi razprave v občinstvu ponudili odgovore na vsaj nekatera od teh vprašanj.

Svoj uvodni zapis je zaključil z optimizmom glede številnih priložnosti v času krize.

“Nikoli ne bo primernejšega trenutka za to, da izkoristite priložnosti in se lotite nečesa novega.” – Boštjan Eržen, soustanovitelj in direktor WDC

Vsi govorci so se strinjali, da doživljamo prelomnico.  Kljub izzivom in izgubam, ki smo jih vsi doživljali v letu 2020, imamo veliko priložnosti, da se lotimo pomembnih vprašanj in ponovno razmislimo o tem, kako živimo in delamo.

Kot potrjujejo rezultati raziskave Slovenia Workplace Survey, ljudje pričakujejo, da bodo po pandemiji več časa delali od doma.

“Koliko dni boste najverjetneje preživeli v pisarni, ko se boste vrnili po pandemiji COVID vrnili nazaj?” – Nigel Oseland

Delovna okolja bodo še naprej imela pomembno vlogo, vendar bo njihov namen drugačen. Kakšni bodo delovni prostori v prihodnosti, je odvisno od nas samih. Vključiti se moramo v razprave ter uporabiti vse znanje in spoznanja, ki smo jih pridobili med tem “eksperimentom” leta 2020, za sprejemanje pametnih odločitev

Kako lahko izboljšamo način dela? Kaj bi morali narediti drugače? Kako naj gremo naprej? Kako lahko bolje služimo našim strankam?

“Projekt sprememb v delovnih prostorih je idealna priložnost za ponovno preučitev načina delovanja podjetja.” – Alenka Kragelj Eržen

Kljub izzivom imamo veliko priložnost, da se spoprimemo z velikimi vprašanji in ponovno razmislimo o tem, kako živimo in delamo.

Tudi če je bilo podjetje do zdaj izjemno uspešno, to ni čas za zadovoljstvo. Podjetja se bodo morda morala na novo razviti, da bi ostala uspešna, vodilni pa bodo morali najti nove načine vodenja v novem gospodarstvu.

Delovni prostori se nenehno spreminjajo in razvijajo. Čeprav smo se med pandemijo COVID-19 veliko naučili o tem, kako bi lahko delali bolje, moramo še naprej raziskovati in eksperimentirati. Z radovednim in odprtim pristopom bomo lažje razumeli tudi spremembe okoli nas in izkoristili nove priložnosti, ko se bodo pojavile.

Nigel Oseland predstavlja rezultate raziskave Slovenia Workplace Survey.

Tudi če je bilo podjetje do zdaj izjemno uspešno, to ni čas za zadovoljstvo.

2. Izkušnje ljudi se razlikujejo ne glede na to, ali delajo v pisarni ali doma.

Iz Leesmanovih obsežnih raziskav smo izvedeli, da se zaposleni, ki delajo od doma, v povprečju počutijo dobro. V primerjavi z delom v pisarni se običajno počutijo srečnejše in bolj produktivne.

Vendar pa je osredotočanje na povprečne rezultate lahko napačno. Resnica je, da se izkušnje ljudi, ne glede na to, kje delajo, zelo razlikujejo. Na primer, pri delu od doma ima veliko zaposlenih odlične izkušnje, medtem ko ima približno eden od štirih dejansko težave.

Dejavniki, ki lahko vplivajo na razliko:

“Dobro počutje je zdaj še bolj pod drobnogledom, kar zadeva delo na domu.” – Kyle De Bruin

V Sloveniji je večina zaposlenih povedala, da jim je komunikacija prek digitalnih platform lažja in da so si znali bolje organizirati čas. Prav tako so uživali v delu stran od običajnih motečih dejavnikov pisarniškega okolja.

Hkrati pa so se počutili nekoliko ločene od svojih ekip. Opredelitev meja med delom in življenjem je bil še en pogost izziv, prav tako pa tudi spopadanje z običajnimi motnjami domačega življenja. Kakšne motnje? Pomislite na “družino, škatlo piškotov in skodelice čaja …”.

Raziskava o delovnih prostorih v Sloveniji je razkrila tudi nepričakovana spoznanja. Običajno ljudje raje delajo od doma, kadar se morajo globoko osredotočiti. Toda nekateri zaposleni se dejansko lahko bolje osredotočijo v pisarni

Introvertirane osebe običajno lažje delajo v izoliranosti. Vendar pa so se ekstrovertirani udeleženci raziskave pri delu od doma v povprečju počutili bolj produktivne kot introvertirani, kar je bilo presenetljivo.

“Ko izvajamo ankete, radi pričakujemo presenetljive rezultate.” – Nigel Oseland

Pri delu od doma ima veliko zaposlenih fantastične izkušnje, medtem ko se približno eden od štirih dejansko spopada

Veliko zaposlenih ima pri delu od doma fantastično izkušnjo, medtem ko ima približno eden od štirih dejansko težave.

Zanimivo je, da se celo različne države različno odzivajo na potrebo po delu od doma. Slovenski zaposleni si v primerjavi s številnimi drugimi narodnostmi bolj želijo osebno videti svoje sodelavce in nameravajo v prihodnje več časa preživeti v pisarni.

Katera ugotovitev je ključna ? Resnično moramo več pozornosti nameniti potrebam posameznika.

Resnično moramo posvetiti več pozornosti potrebam posameznika.

3. Vloga pisarniških prostorov se spreminja, a ostaja enako pomembna kot kdaj koli prej

Večina naših govorcev se je dotaknila spreminjajoče se vloge delovnih prostorov in zanimivo je bilo slišati njihove različne poglede.

Nigel je poudaril, da se zaposleni želijo in morajo osebno srečevati, da se povežejo med seboj, sodelujejo in družijo. Iščejo tudi občutek pripadnosti. Digitalna komunikacija ne more nadomestiti osebnih stikov in ljudje, ki veliko časa delajo od doma, se pogosto počutijo izolirane in osamljene.

Delo na daljavo prav tako onemogoča improvizirane interakcije, ki imajo ključno vlogo pri inovacijah in učenju na delovnem mestu.

“Zaposlene vprašamo: “Zakaj želite iti v pisarno?” – Nigel Oseland

Rezultati raziskav ne kažejo celotne slike … Zaposleni, ki se doma počutijo zelo produktivne, se verjetno večinoma osredotočajo na kratkoročne cilje in posamezne rezultate. Toda vprašanje ostaja: Kako se z delom na domu podpirajo uspešnost skupine in širši cilji organizacije?

Thomas je poudaril, da lahko fizično okolje spodbuja vedenje in miselnost. Toda preden se potopimo v načrtovanje delovnih prostorov, si moramo razjasniti namen projekta. Kaj morajo ljudje početi v tem prostoru, da bi podprli dolgoročni uspeh? Kaj manjka pri sedanjih praksah? Kje so mrtve točke?

Kot je zavzeto razložil Randy, mora delovni prostor vsakemu človeku omogočiti, da postane najboljša možna različica samega sebe. Ljudje želijo biti del nečesa večjega od sebe, odličen prostor pa jih lahko zagotovo navdihne za premagovanje izzivov in ustvarjanje pomembnih sprememb.

“Pri pravem vodenju gre za navdihovanje ljudi, da postanejo najboljša možna različica sebe.” – Randy Gage

In za konec je Alenka omenila, da je delovni prostor mogoče uporabiti tudi kot strateško orodje. Dobro oblikovano okolje lahko pomaga pritegniti najboljše in najsposobnejše ter spodbuja inovacije. Lahko celo spodbudi ljudi, da postanejo najboljši ambasadorji blagovne znamke podjetja.

Ne glede na to, kateri vidik vam je najbolj blizu, je nekaj jasno: oblikovanje ni glavni cilj. Delovno mesto je orodje za uspeh posameznika in podjetja, zato moramo proces oblikovanja vedno začeti z mislijo na cilj.

Zaposleni, ki se doma počutijo zelo produktivne, se večinoma osredotočajo na kratkoročne cilje in posamezne rezultate.

Randy Gage virtualno iz Miamija

Delovni prostori so orodje za posameznikov in poslovni uspeh, zato bi morali proces oblikovanja vedno začeti z mislijo na konec.

4. Osnove visokozmogljivih delovni prostorov se nikoli ne spremenijo (spreminjajo pa se oblikovalske rešitve)

Kakšna je povezava med oblikovanjem, osredotočenim na človeka, delovno izkušnjo in učinkovitostjo? Odgovor poznamo intuitivno, vendar je dobro videti nekaj dokazov. Raziskava o delovnih prostorih v Sloveniji je na primer pokazala, da se ljudje, kadar so zadovoljni s svojim delovnim okoljem, počutijo bolj produktivne.

Leesmanovi podatki so pokazali podobne rezultate. V pisarniških prostorih, ki so posebej zasnovani za krepitev zdravja in dobrega počutja – tj. certificirani po standardu WELL Building Standard -, imajo zaposleni boljše delovne izkušnje. Bolj so ponosni na svoje delovno mesto in bolje delajo tako individualno kot v skupinah.

Kaj torej naredi delovni prostor prijeten za delo? Alenka je v svojem predavanju povedala nekaj osnovnih informacij. Bodite pozorni na ergonomijo. Vnesite naravo v pisarno. Lepo je imeti dovolj naravne svetlobe in pogled na zelenje. Kadar pa tega ne morete ponuditi, lahko še vedno veliko storite.

Uporabite naravne materiale. Zagotovite osvetlitev, ki posnema zunanje razmere. Imejte veliko rastlin. Morda celo posadite drevo – kako je to storjeno, si lahko ogledate v enem od Kragljevih projektov.

“Slab zrak v prostorih lahko zmanjša vašo produktivnost za 6 do 9 odstotkov.” – Alenka Kragelj Eržen

Ko so ljudje zadovoljni s svojim delovnim prostorom, se bolj produktivni.

Visokokakovosten zrak je nepogrešljiv. Na konferenci so lahko udeleženci v živo izkusili, kako veliko razliko naredi kakovost zraka v prostorih. Partner dogodka Velux je v konferenčni sobi uporabil senzorje za merjenje temperature, vlage in CO2. Zapisovalniki podatkov so pokazali, da je bil zrak svež in prijeten, udeleženci pa so bili res lahko prisotni, se osredotočili in učili.

Nigel je poudaril, da morajo organizacije zagotoviti dovolj prostora za mirno delo in zaupne pogovore. (Teh je pred pandemijo COVID-19 primanjkovalo v številnih pisarnah.) Poleg tega je visoko zmogljivo delovno mesto raznoliko in privlačno ter ponuja smiselne izbire. Zato tudi med pandemijo prostori ne smejo omejevati ljudi ali vzbujati strahu – to ni način za ustvarjalnost.

Z vrsto študij primerov – vključno s Triglavom, BSH in GenePlanetom

– smo spoznali tudi, da lahko pametne oblikovalske rešitve vodijo do vrste drugih zanimivih koristi.

Naj jih naštejemo le nekaj:

Dr. Nigel Oseland

Visoko zmogljivi delovni prostori so raznoliki in privlačni ter ponujajo številne možnosti. Prostori ne smejo omejevati ali sprožati strahu.

5. Vse se začne z vključevanjem ljudi in izkazovanjem zaupanja.

Preden začnete razvijati zasnovo in strategije upravljanja sprememb, morate resnično razumeti svoje ljudi. Veliko podjetij bi najraje pohitelo s fazo raziskovanja, vendar je to napaka.

Alja je pojasnila, da raziskovalni proces razkrije veliko o stališčih, potrebah in strahovih ljudi. Z zbiranjem kvalitativnih podatkov lahko pridobite globok vpogled. Pustite ljudem, da svobodno izražajo svoje misli, in jim postavljajte vprašanja odprtega tipa, kot je: “Kaj mislite?”.

“Ugotovili smo, kako pomembno je pridobiti kakovostne podatke.” – Alja Ceglar

Thomas nam je predstavil koncept intervjujev. Ti intervjuji se ne osredotočajo na objekt ali na to, kako bi si ljudje želeli delati. Namesto tega se ustvarjajo nove zamisli o tem, kaj podjetje potrebuje za uspeh.

Ta proces zahteva čas, vendar lahko spoznanja projekt popeljejo na drugo raven. Poslušanje svežih pogledov zaposlenih in drugih zainteresiranih akterjev lahko prav tako spodbudi inovacije.

Seveda morate po tem, ko ste zastavili vprašanja, odkrito poslušati. Oblikovati morate tudi trden načrt za upravljanje sprememb in poskrbeti, da bodo ljudje sodelovali med celotnim projektom. Alenka predlaga, da poveste zgodbo o svojem projektu in ga promovirate povsod.

“Ne glede na to, kaj počnete, vključite svoje ljudi od samega začetka v projekt.” – Alenka Kragelj Eržen

Ko so ljudje zadovoljni s svojim delovnim prostorom, se počutijo bolj produktivne.

Ko so ljudje zadovoljni s svojim delovnim prostorom, se počutijo bolj produktivne.

Potreben je čas, da se ljudje naučijo in sprejmejo nove načine dela. Kot je dejal Thomas, morate delati na miselnosti in odnosu ljudi, da bi dosegli trajne spremembe. Če ljudje niso zainteresirani za spremembe, bo projekt neizogibno propadel

In tu je še zadnji ključ … Med pandemijo COVID-19 smo našim ljudem zaupali delo od doma. Tega zaupanja zdaj ni mogoče umakniti brez hudih posledic. Če pa svojim ljudem omogočite prožno delo, se bodo bolj verjetno strinjali s spremembami, ki jih želite uvesti, in produktivnost se bo zagotovo povečala.

Alja Ceglar pojasnjuje, kako nam lahko kvalitativni podatki pomagajo razumeti poglede, potrebe in izkušnje ljudi

Če želite doseči trajne spremembe, morate delati na miselnosti in odnosu ljudi. Če ljudje niso zainteresirani za spremembe, bo projekt neizogibno propadel.

6. Delovni prostor je zdaj povsod - doma, v pisarni in v virtualnem okolju.

Tehnologija nam omogoča, da delamo kjerkoli: v pisarni, doma in na “tretjih mestih”, kot so knjižnice in kavarne. Vsi ti prostori so zdaj del novega delovnega ekosistema.

“Sprejmi, da ima delovno mesto novega sodelavca.” – Kyle De Bruin

Vprašanje ni, ali naj ljudje delajo od doma ali naj se vrnejo v pisarno. Tem prostorom ni treba tekmovati. Lahko sodelujejo drug z drugim, pri čemer podpirajo tako potrebe posameznikov kot tudi poslovno uspešnost.

Z opazovanjem trenutnih trendov lahko veliko povemo o prihodnosti. Pričakuje se, da bodo delo na daljavo in prožni načini dela naraščali. Tehnologija nam zdaj omogoča, da virtualno počnemo stvari, ki smo jih v preteklosti lahko počeli le osebno.

Alenka je to zelo lepo pokazala, ko je občinstvo konference popeljala na virtualno nakupovanje v novo trgovino A1 Live Shop.

Alenka prikazuje nakupovalno izkušnjo v živo v inovativni trgovini A1 Live Shop, prvi virtualni trgovini v Sloveniji

Vprašanje ni, ali naj ljudje delajo doma ali se vrnejo v pisarno. Tem prostorom ni treba tekmovati. Med seboj se lahko povezujejo.

A1 je eden izmed stalnih strank podjetja Kragelj, ki zagotavlja telekomunikacijske storitve. Lani se je ekipi A1 porodila ideja o vzpostavitvi virtualne trgovine, ki so jo takoj uresničili. Trgovina je prva te vrste v Sloveniji. Gre za fizično trgovino s pravim osebjem, v katero pa lahko vstopite le na daljavo, prek svoje naprave. Pogovarjate se lahko s prodajnim osebjem, si ogledate trgovino in vse njihove izdelke.

Ko govorimo o prilagodljivosti … Ne gre samo za kraj. Čas v dnevu, ko zaposleni delajo, postaja vse manj pomemben. Nestandardni delovni čas je že zelo pogost. Po Randyjevih besedah delovni dan od 9 do 5 umira. Resnično pomembna je vrednost, ki jo ljudje ustvarjajo, delovno uspešnost pa je treba ocenjevati na podlagi rezultatov

Preprosto povedano, če lahko ljudje delajo kjer in kadar so najbolj produktivni, zmagajo vsi.

Slovenija vas pozdravlja

Konferenca se je zaključila z lahkotnimi pogovori. Randy je slikovito spregovoril o tem, zakaj ima rad Slovenijo, in obujal spomine na svoja pretekla potovanja. Ugotovil je, da so ljudje prijazni, ljubeznivi in prijazni ter da so izjemno ponosni na svojo državo. Randyja je navdihnilo tudi dejstvo, da Slovenci svoje umetnike slavijo z enako predanostjo, kot drugi narodi politike in vojne junake.

“Zakaj sem se zaljubil v Slovenijo …” – Randy Gage

Udeleženci, ki jim je uspelo odpotovati na konferenco, so lahko uživali v topli kulturi in lepoti te države. Ekipa konference Workplace Design z optimizmom pričakuje, da se bo leta 2021 na tej osupljivi lokaciji lahko zbralo še veliko več udeležencev, ki bodo delili nova spoznanja in se pogovarjali o vznemirljivem naslednjem obdobju delovnih prostorov.

Resnično pomembna je vrednost, ki jo ljudje ustvarjajo, uspešnost dela pa je treba ocenjevati na podlagi rezultatov.