Konferenca o oblikovanju delovnega mesta 2020 - Vpogledi šestih strokovnjakov na delovnem mestu prihodnosti
- By Anetta Pizag
Kako lahko delamo bolje? Kako lahko ustvarimo boljša delovna mesta? Kako izgleda delovno mesto prihodnosti?
Ta vprašanja so v zadnjem času raziskovali na neštetih forumih in prireditvah, saj so zdravstveni ukrepi in vladni predpisi kot odziv na pandemijo COVID-19 nenadoma pospešili motnje na delovnem mestu.
Kaj je torej naredilo Konferenca o oblikovanju delovnega mesta 2020 k pogovorom? Veliko jasnih, neposrednih in praktičnih odgovorov.
Šest strokovnjakov iz štirih držav je nastopilo na stopnji razprave o oblikovanju delovnega mesta skozi objektive arhitekture, raziskav, psihologije, organizacijske zasnove in upravljanja sprememb. Predstavitve so se dotaknile vrste zelo pomembnih tem in skupaj so oblikovale logično in pronicljivo pripoved – načrt do delovnega mesta in poslovnega uspeha.
Na koncu tega nabito polnega dogodka se je živo in navidezno občinstvo odpravilo z naborom nasvetov, ki jih lahko takoj izvede, ter lepimi spomini na ta zanimiv in zabaven dan.
Spodaj smo zajeli nekaj ključnih odlomkov.
Anetta Pizag
Anetta Pizag je strokovni svetovalec
za projekte spremembe delovnega mesta, glavni urednik Kragelj Oblikovalni blog in član svetovalnega odbora. Je avtorica Ustvarite uspešen delovni prostor in dela na svoji drugi knjigi.
Sorodne vsebine
Oblikovanje agilnih delovnih prostorov
Mednarodno središče globalnega podjetja samoroga, ki spodbuja ustvarjalnost in inovacije.
Sedež podjetja Kragelj arhitekti
Svež, biofiličen in minimalističen dizajn odprte pisarne v nekdanjem industrijskem prostoru.
UniCredit
Pilotni koncept agilnega delovnega prostora, za preobrazbo podjetja v finančni industriji.
Share content
1. Čas je, da zastavite nekaj velikih vprašanj o prihodnosti
Vsi govorniki so se strinjali, da doživljamo prelomnico. Kljub izzivom in izgubam, ki smo jih vsi doživljali med pandemijo COVID-19, imamo odlično priložnost, da se lotimo velikih vprašanj in premislimo, kako živimo in delamo.
Kot potrjujejo rezultati Anketa o delovnem mestu v Sloveniji, ljudje pričakujejo, da bodo po pandemiji porabili več časa za delo od doma.
“Koliko dni boste verjetno preživeli v pisarni, ko se vrnete po COVID-u?” – Nigel Oseland
Delovna mesta bodo še naprej igrala pomembno vlogo, vendar bo njihov namen drugačen. Kakšno bo delovno mesto v prihodnosti, se moramo odločiti. Vključiti se moramo v resnične pogovore in uporabiti vse znanje in spoznanja, ki smo jih pridobili v tem “poskusu” leta 2020 za sprejemanje pametnih odločitev.
Kako lahko izboljšamo način dela? Kaj naj naredimo drugače? Kako naj gremo naprej? Kako lahko bolje služimo svojim strankam?
“Projekt spremembe delovnega mesta je idealna priložnost, da ponovno preučite, kako deluje vaše podjetje.” – Alenka Kragelj Eržen
Tudi če je bilo podjetje do zdaj zelo uspešno, to ni čas za samozadovoljstvo.
Tudi če je bilo podjetje do zdaj zelo uspešno, to ni čas za samozadovoljstvo. Podjetja se bodo morda morala znova odkriti, da bodo uspešna, voditelji pa bodo morali poiskati nove načine za vodenje v novem gospodarstvu.
Delovno mesto se nenehno spreminja in razvija. Čeprav smo se v času pandemije COVID-19 veliko naučili o tem, kako bi lahko delovali bolje, moramo še naprej raziskovati in eksperimentirati. S radovednim in odprtim pristopom bomo tudi lažje razumeli spremembe okoli nas in izkoristili nove priložnosti, ko se pojavijo.
Nigel Oseland predstavlja rezultate Ankete o delovnem mestu v Sloveniji
Tudi če je bilo podjetje do zdaj zelo uspešno, to ni čas za samozadovoljstvo.
2. Ne glede na to, ali delajo v pisarni ali doma, so izkušnje ljudi različne
Iz obsežnih raziskav Leesmana smo izvedeli, da so ljudje, ki delajo od doma, v povprečju dobri. V primerjavi z delom v pisarni se ponavadi počutijo srečnejše in produktivnejše.
Ob tem je lahko osredotočanje na povprečne rezultate napaka. Resnica je, da se izkušnje ljudi zelo razlikujejo, ne glede na to, kje delajo. Na primer, ko delajo od doma, ima veliko zaposlenih fantastične izkušnje, medtem ko se približno eden od štirih dejansko spopada.
Nekateri dejavniki, ki lahko spremenijo:
- Vrste motenj in motenj, s katerimi se ljudje soočajo
- Tehnologije, ki jih uporabljajo, in kako dobro jih lahko uporabljajo
- S kom živijo (na primer s partnerjem, majhnimi otroki, starejšimi otroki ali sostanovalci)
- Ne glede na to, ali imajo doma primeren, dobro opremljen in udoben delovni prostor
- Ali so vsaj nekaj časa delali od doma pred pandemijo COVID-19
“Dobro počutje je zdaj še bolj pod drobnogledom, kar zadeva delo na domu. ” – Kyle De Bruin
V Sloveniji je večina zaposlenih povedala, da jim je bilo enostavno komunicirati prek digitalnih platform in da so si bolje organizirali čas. Uživali so tudi pri delu, ki je oddaljen od običajnih motenj pisarniškega okolja.
Hkrati so se počutili nekoliko odklopljeni od svojih ekip. Določanje meja med delom in življenjem je bil poleg običajnih motenj domačega življenja še en pogost izziv. Kakšne motnje? Pomislite na “družino, pekač za piškote in skodelice čaja …”
The Anketa o delovnem mestu v Sloveniji je razkrila tudi nepričakovana spoznanja. Običajno ljudje raje delajo od doma, ko se morajo globoko osredotočiti. Toda nekateri zaposleni se lahko dejansko bolje osredotočijo v pisarni.
Introvertirane osebnosti lažje delajo ločeno. Pri delu od doma pa so se ekstrovertirani udeleženci ankete v povprečju počutili bolj produktivne kot introverti – kar je bilo presenetljivo.
“Ko delaš ankete, imamo radi presenetljiv rezultat.” – Nigel Oseland
Pri delu od doma ima veliko zaposlenih fantastične izkušnje, medtem ko se približno eden od štirih dejansko spopada
Zanimivo je, da se tudi različne države različno odzivajo na potrebo po delu od doma. Slovenski zaposleni imajo večjo željo po osebnem obisku sodelavcev in v prihodnje nameravajo v pisarni preživeti več časa v primerjavi s številnimi drugimi narodnostmi.
Kaj je ključnega pomena? Resnično moramo posvetiti več pozornosti potrebam posameznika.
Resnično moramo posvetiti več pozornosti potrebam posameznika.
3. Vloga pisarniškega prostora se spreminja, vendar ostaja tako pomembna kot vedno
Večina naših predstaviteljev se je dotaknila spreminjajoče se vloge na delovnem mestu in zanimivo je bilo slišati njihove različne poglede.
Nigel je poudaril, da se zaposleni želijo in se morajo osebno zbrati, da se povežejo, sodelujejo in se družijo. Iščejo tudi občutek pripadnosti. Digitalna komunikacija ne more nadomestiti interakcije iz oči v oči in ljudje, ki veliko časa preživijo v službi od doma, se pogosto počutijo osamljene in osamljene.
Delo na daljavo preprečuje tudi improvizirane interakcije, ki imajo ključno vlogo pri inovacijah in učenju na delovnem mestu.
“Vprašamo ljudi:” Zakaj želite iti v pisarno? ” – Nigel Oseland
Rezultati raziskav ne kažejo celotne slike … Zaposleni, ki se doma počutijo zelo produktivni, se večinoma osredotočajo na kratkoročne cilje in posamezne rezultate. Vprašanje pa ostaja: Kako uspešnost ekipe in širši organizacijski cilji podpirajo delo na domu?
Thomas je poudaril, da lahko fizično okolje poganja vedenje in miselnost. Toda preden se lotimo oblikovanja delovnega mesta, moramo razčistiti namen projekta. Kaj morajo ljudje narediti v vesolju, da bi podprli dolgoročni uspeh? Kaj manjka trenutnim praksam? Kje so slepe pege?
Kot je Randy tako strastno razlagal, bi moralo delovno mesto vsakemu omogočiti, da postane najboljša možna različica sebe. Ljudje želimo biti del nečesa večjega od sebe in velik prostor jih lahko zagotovo navdihne za premagovanje izzivov in ustvarjanje pomembnih sprememb.
“Pravo vodstvo bo navdihnilo ljudi, da postanejo najvišja možna različica sebe.” – Randy Gage
In na koncu je Alenka omenila, da se delovni prostor lahko uporablja tudi kot strateško orodje. Dobro zasnovano okolje lahko pomaga pritegniti najboljše in najsvetlejše ter spodbujati inovacije. Lahko celo spodbudi ljudi, da postanejo najboljši ambasadorji blagovne znamke.
Ne glede na to, katera perspektiva vam najbolj ustreza, je jasno eno: oblikovanje ni glavni cilj. Delovno mesto je orodje za posameznikov in poslovni uspeh, zato bi morali proces oblikovanja vedno začeti z mislijo na konec.
Zaposleni, ki se doma počutijo zelo produktivne, se večinoma osredotočajo na kratkoročne cilje in posamezne rezultate.
Randy Gage je na virtualnem odru iz Miamija
Delovno mesto je orodje za posameznikov in poslovni uspeh, zato bi morali proces oblikovanja vedno začeti z mislijo na konec.
4. Osnove visokozmogljivih okolij se nikoli ne spremenijo (oblikovalske rešitve pa se spremenijo)
Kakšna je povezava med oblikovanjem, delovnimi izkušnjami in uspešnostjo, ki je osredotočena na človeka? No, odgovor poznamo intuitivno, vendar je dobro videti nekaj dokazov. The Anketa o delovnem mestu v Sloveniji je na primer pokazal, da se ljudje, ko so zadovoljni s svojim delovnim prostorom, počutijo bolj produktivne.
Leesman’s podatki so pokazali podobne rezultate. V pisarniških prostorih, posebej zasnovanih za izboljšanje zdravja in dobrega počutja – tj DOBRI gradbeni standard – zaposleni imajo večje delovne izkušnje. Ponosni so na svoje delovno mesto in delujejo bolje tako posamično kot v skupinah.
Kaj torej dela v delovnem prostoru prijetno? Alenka je v svojem govoru delila nekaj osnov. Bodite pozorni na ergonomijo. Prinesite naravo v pisarno. Lepo je imeti dovolj naravne svetlobe in zelene poglede. Ko pa tega ne morete ponuditi, lahko storite še veliko.
Uporabljajte naravne materiale. Poskrbite za razsvetljavo, ki posnema zunanje razmere. Imejte veliko rastlin. Morda celo posadite drevo – kako je to izvedeno, si lahko ogledate v enem od Kragelj’s projektov.
“Slab zrak v zaprtih prostorih lahko zmanjša vašo produktivnost za kar 6 do 9 odstotkov.” – Alenka Kragelj Eržen
Ko so ljudje zadovoljni s svojim delovnim prostorom, se počutijo bolj produktivne.
O kakovostnem zraku se ni mogoče pogajati. Na konferenci so lahko udeleženci v živo iz prve roke izkusili, kako veliko vpliva na kakovost zraka v zaprtih prostorih. Partner dogodka Velux je v konferenčni sobi uporabil senzorje za merjenje temperature, vlažnosti in CO2. Zapisovalniki podatkov so pokazali, da je zrak svež in prijeten, udeležencem pa je bilo preprosto lahko biti navzoči ter se osredotočiti in učiti.
Nigel je poudaril, da morajo organizacije zagotoviti dovolj prostora za tiho delo in zaupne pogovore. (Teh je pred pandemijo COVID-19 primanjkovalo v številnih pisarnah.) Poleg tega je visoko zmogljivo delovno mesto raznoliko in privlačno ter ponuja smiselne izbire. Torej tudi med pandemijo prostor ne sme omejevati ljudi ali sprožati strahu – to ni način za ustvarjalnost.
Skozi vrsto študij primerov – vključno Triglav, BSH in GenePlanet – naučili smo se tudi, da lahko pametne oblikovalske rešitve prinesejo vrsto drugih vznemirljivih prednosti.
To name just a few:
- Izboljšana komunikacija in sodelovanje
- Izboljšane inovacije
- Večja okretnost in prilagodljivost
- Močnejša kultura na delovnem mestu
- Večja izkušnja z blagovno znamko
- Močnejši delovni odnosi
Vprašanja in odgovori z Nigelom Oseland
Visoko zmogljivo delovno mesto je raznoliko in privlačno ter ponuja smiselne izbire. Prostor ne sme omejevati ljudi ali sprožati strahu.
5. It all starts with engaging people and showing them trust
“Ugotovili smo, kako pomembno je pridobiti kakovostne podatke.” – Alja Ceglar
Thomas nam je predstavil koncept generativnih intervjujev. Ti intervjuji se ne osredotočajo na stavbo ali na to, kako bi ljudje radi delali. Namesto tega nastajajo nove ideje o tem, kaj podjetje potrebuje za uspeh.
Ta proces traja nekaj časa, vendar lahko vpogled projekt popelje na drugo raven. Poslušanje novih pogledov zaposlenih in drugih zainteresiranih strani lahko spodbudi tudi inovativnost.
Seveda, ko postavite vprašanja, morate odkrito prisluhniti. Prav tako morate ustvariti trden načrt upravljanja sprememb in ljudi vključiti v celoten projekt. Alenka predlaga, da pripovedujete zgodbo svojega projekta in ga povsod promovirate.
“Karkoli počnete, vključite svoje ljudi v projekt že od samega začetka.” – Alenka Kragelj Eržen
Ko so ljudje zadovoljni s svojim delovnim prostorom, se počutijo bolj produktivne.
Ljudje potrebujejo čas, da se naučijo in sprejmejo nove načine dela. Kot je dejal Thomas, morate delati na miselnosti in odnosu ljudi, da dosežete trajne spremembe. Če ljudi spremembe ne zanimajo, bo projekt neizogibno propadel.
In tu je zadnji ključ … V času pandemije COVID-19 smo svojim ljudem zaupali, da delajo od doma. Tega zaupanja zdaj ni mogoče umakniti brez hudih posledic. Če pa svojim ljudem omogočite fleksibilno delo, bodo verjetneje prišli do sprememb, ki jih želite narediti, in produktivnost se bo zagotovo povečala.
Alja Ceglar razlaga, kako nam lahko kakovostni podatki pomagajo razumeti poglede, potrebe in izkušnje ljudi
Če želite doseči trajne spremembe, morate delati na miselnosti in odnosu ljudi. Če ljudi spremembe ne zanimajo, bo projekt neizogibno propadel.
6. Delovno mesto je zdaj povsod - doma, v pisarni in v virtualnem prostoru
Tehnologija nam omogoča delo v bistvu kjer koli: v pisarni, doma in na “tretjih mestih”, kot so knjižnice in kavarne. Vsi ti prostori so zdaj del novega delovnega ekosistema.
“Sprejmite, da ima to delovno mesto novega sodelavca.” – Kyle De Bruin
Vprašanje ni, ali naj ljudje delajo doma ali se vrnejo v pisarno. Tem prostorom ni treba tekmovati. Lahko sodelujejo med seboj, podpirajo individualne potrebe in poslovno uspešnost.
Če pogledamo trenutne trende, lahko veliko povemo o prihodnosti. Delo na daljavo Pričakuje se, da se bodo fleksibilni načini dela povečali. Tehnologija nam zdaj omogoča, da praktično počnemo stvari, ki smo jih v preteklosti lahko počeli le osebno.
Alenka je to lepo pokazala, ko je občinstvo konference pripeljalo na virtualno nakupovalno potovanje v novo A1 trgovina v živo.
Alenka prikazuje izkušnjo nakupovanja v živo v inovativni trgovini A1 Live Shop, prvi virtualni trgovini v Sloveniji
Vprašanje ni, ali naj ljudje delajo doma ali se vrnejo v pisarno. Tem prostorom ni treba tekmovati. Lahko sodelujejo med seboj.
A1 je ena od Krageljevih povratnih strank, ki ponuja telekomunikacijske storitve. Lani je bil A1 ekipa je imela idejo o ustanovitvi virtualne trgovine in jo takoj izvedla. Trgovina je prva tovrstna v Sloveniji. To je fizična trgovina z resničnim osebjem, vendar lahko vanj vstopite le na daljavo, prek svoje naprave. Lahko klepetate s prodajnim osebjem, si ogledate trgovino in preverite kateri koli njihov izdelek.
Če govorimo o prilagodljivosti … Ne gre samo za kraj. Čas dneva, ko zaposleni delajo, postaja vse manj pomemben. Nestandardni delovni čas je že zelo pogost. Po besedah Randyja delovni dan od 9 do 5 umira. Pomembna je le vrednost, ki jo ljudje ustvarjajo, delovno uspešnost pa je treba oceniti na podlagi rezultatov.
Preprosto povedano, ko ljudje lahko delajo tam, kjer so in ko so najbolj produktivni, zmagajo vsi.
Slovenia vas pozdravlja
Konferenca se je zaključila z lahkotnimi pogovori. Randy je živahno spregovoril o tem, zakaj ljubi Slovenijo, in se spomnil spominov s preteklih potovanj. Ugotovil je, da so ljudje prijazni, ljubeči in prijazni ter so izjemno ponosni na svojo državo. Randyja je navdihnilo tudi to, da Slovenci svoje umetnike praznujejo z enako predanostjo, kot drugi narodi politikov in vojnih junakov.
“Zakaj sem se zaljubil v Slovenijo …” – Randy Gage
Udeleženci, ki so lahko odpotovali na konferenco, so imeli priložnost uživati v topli kulturi in lepoti države. The Konferenca o oblikovanju delovnega mesta ekipa je optimistična, da se bo leta 2021 na tem osupljivem mestu lahko zbralo veliko več nas, da bi delili svoja nova spoznanja in se pogovarjali o vznemirljivi naslednji dobi delovnega mesta.
Pomembna je le vrednost, ki jo ljudje ustvarjajo, delovno uspešnost pa je treba oceniti na podlagi rezultatov.
